Eingang bearbeiten

Eingegangene E-Rechnungen können angenommen, gelöscht oder abgelehnt werden.

Angenommene Belege werden unter der Schaltfläche „Angenommen“ geführt und können weiterbearbeitet, gedownloadet oder gelöscht werden. Diese angenommenen Eingangsrechnungen können auch automatisiert über einen API-Zugriff nach blue office® übergeben und dort importiert und als Eingangsrechnung erstellt werden.

Wird ein Beleg abgelehnt, wird eine E-Mail generiert, welche sich im „Standard-E-Mail-Programm“ öffnet (hier auf die Browsereinstellungen achten). Der E-Mail-Empfänger wird aus der Sendeadresse generiert. Text: Sehr geehrte Damen und Herren, leider können wir Ihren Beleg wegen technischen Fehlern in den elektronischen Belegdaten nicht akzeptieren. Anbei erhalten Sie einen Link zu Beleg und Prüfbericht mit der Bitte um Korrektur.

Der Link beinhaltet die PDF-Rechnung und den Prüfbericht mit Fehlercode. Abgelehnte Belege werden unter der Schaltfläche „Abgelehnt“ können gedownloadet oder gelöscht werden.

Gelöschte Belege werden in den „Papierkorb“ verschoben, von wo aus sie zurückgeholt oder final gelöscht werden können. Sämtliche Einträge im Papierkorb werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Im Belegarchiv unter der Schaltfläche „Archiv (Eingang)“ sind sämtliche Belege unveränderbar archiviert.

Im Belegarchiv unter der Schaltfläche „Archiv (Ausgang)“ sind sämtliche Belege unveränderbar archiviert. Dieses Archiv kann über die Einstellungen aktiviert werden.

Über die Schaltfläche „Einstellungen“ kann das Verhalten des Belegpostfachs editiert werden. Nach dem Aktivieren der Check Box „Alle eingehenden Belege sofort per Mail weiterleiten (Prüfstatus wird im Betreff hinzugefügt)“ besteht zum Beispiel die Möglichkeit, erhaltene Belege direkt incl. Prüfstatus zu einer frei wählbaren E-Mail-Adresse weiterzuleiten (z. Bsp. zur Buchhaltung des Unternehmens, um den Beleg in blue office® direkt weiterbearbeiten zu können). Diese Belege werden automatisch in den Ordner „Archiv (Eingang)“ verschoben. Wir empfehlen zudem, die selbst versendeten Rechnungen aus blue office® heraus zusätzlich zum Rechnungsempfänger auch an das Ausgangsarchiv zu senden. Die E-Mail-Adresse wir angezeigt, hier im Beispiel . So liegen bei Rückfragen zu versendeten Rechnungen diese im geprüften Zustand vor. Um sicherzustellen, dass nur „eigene Rechnungen“ in dieses Archiv gelangen, müssen Domains oder E-Mail-Adressen eingegeben werden, die dazu berechtigt sind.

Die Schaltfläche „Lizenzierung“ zeigt die Laufzeit der bestehenden Lizenz an. Im Fall eines Demoaccounts kann hier der Lizenzcode eingegeben werden. Um das Belegpostfach zu verlassen, steht die Schaltfläche „abmelden“ zur Verfügung. Um die Ansicht zwischen hell und dunkel zu wechseln, können die Schaltflächen „Light Mode“ und „Dark Mode“ genutzt werden.